Top 10 kỹ năng mềm thiết yếu cho nhân viên công sở

0
7
Đánh giá bài viết

Trong thời buổi kinh tế hội nhập ngày nay, tiêu chuẩn một nhân viên ưu tú không dừng lại ở kinh nghiệm và chuyên môn giỏi, kỹ năng mềm mới là yếu tố  quan trọng quyết định nhân viên đó có đạt được nhiều thành công trong công việc hay không.

Việc đặt tầm nhìn và mục tiêu công việc luôn được coi trọng, dù ở cương vị sếp hay nhân viên bình thường, nhân viên công sở cần trang bị 10 kỹ năng mềm quan trọng cho bản thân nhằm tạo tiền đề vững chắc để thành công.

1. Sự tự tin

Sự tự tin là yếu tố hàng đầu giúp người đối diện đánh giá về năng lực của bạn tại công sở. Với bất cứ đối tượng nào khi giao tiếp với bạn, họ sẽ nhìn vào sự tự tin của bạn để xác định  liệu bạn có đủ năng lực làm việc hay không. Do đó, nếu chỉ vì không tự tin mà bị đánh giá sai về năng lực thì không nên chút nào. Thường có rất nhiều người lầm tưởng rằng sự tự tin cần đến từ vẻ bề ngoài: quần áo tươm tất, khuôn mặt mỉm cười, thần thái ung dung, ánh mắt thể hiện sự tự tin bản lĩnh. Nếu như mải mê chau chuốt cho những thứ bên ngoài, sớm muộn gì người đối diện cũng nhận ra sự gượng gạo ở nơi bạn. Muốn xây dựng sự tự tin, bạn cần tìm hiểu và xây dựng niềm tin vững vàng từ bản thân mình thay vì cố tình tạo ra vẻ ngoài tự tin đó.

Cần xây dựng sự tự tin của bản thân bằng cách xác định bản thân bạn là ai, bạn có vai trò nào trong công việc này, từ đó bạn mới hiểu rằng mình đang làm hướng tới mục tiêu nào, và các hoạt động của bạn đang đóng góp cho tổ chức như thế nào. Bạn thử hình dung một bức tranh cụ thể như sau, nếu như bạn là nhân viên kinh doanh, sự tự tin của bạn được thể hiện ở việc bạn tin vào sản phẩm công ty của mình như thế nào, và bạn tin rằng sản phẩm công ty mình phù hợp với nhu cầu của khách hàng ra sao. Với sếp cũng vậy, sự tự tin của bạn xuất phát từ việc bạn tin vào những điều bạn đang thực hiện và tin tưởng vào chính bản thân mình. Chính sự tự tin xuất phát từ chân thành đó mới có thể thuyết phục được khách hàng, và làm cho sếp và đồng nghiệp tin tưởng bạn.

2. Lãnh đạo bản thân

Nói đến cụm từ “lãnh đạo”, ai cũng hình dung tới việc lãnh đạo người khác. Các nhà lãnh đạo nổi tiếng trên thế giới như Bill Gates, Warren Buffet, Jack Ma đều có cùng chung nhận định: “Nếu chúng ta không thể lãnh đạo được bản thân, chúng ta không thể lãnh đạo được người khác. Lãnh đạo cần làm gương trước.” Lãnh đạo bản thân không ở đâu xa lạ, chính là từ việc đi làm đúng giờ, thực hiện công việc đúng kế hoạch, kiểm soát thái độ, các thói quen và hành vi cho phù hợp với môi trường và bối cảnh, giữ chữ tín với khách hàng, hành động có trách nhiệm với công ty và bản thân mình.

Để rèn luyện được kỹ năng này, bạn cần phải thật kiên trì bởi vì “Giang sơn dễ đổi, bản tính khó rời.” Để trở thành một người thành công, bạn cần xác định những thói quen có lợi để tập dần, đồng thời buông bỏ những thói quen có hại, ảnh hưởng đến công việc cũng như hiệu quả làm việc của mình. Bạn cần thực hiện từng thứ một, không nên thay đổi nhiều thứ trong một lúc, tất cả đều cần thời gian để trau dồi rèn luyện.

3. Giao tiếp

Làm thế nào để trở thành người giao tiếp hiệu quả? Đầu tiên bạn cần hiểu rõ về “giao tiếp” trước khi mặc định giao tiếp chỉ là nói cho giỏi để thuyết phục người khác. Giao tiếp là quá trình trao đổi thông điệp giữa hai người bằng việc cho đi và nhận lại thông tin, tức là chúng ta cần vừa nói đồng thời vừa nghe. Quan trọng nhất là sự lắng nghe. Đây chính là thói quen chúng ta cần rèn luyện khi giao tiếp với người khác. Sẽ chẳng ai thích muốn nghe một người nói từ đầu đến cuối buổi mà chẳng để người khác nói được câu nào. Con người có nhu cầu chia sẻ quan điểm của bản thân, tức là họ muốn người khác lắng nghe mình. Bạn hãy thử rà soát lại những cuộc nói chuyện gần đây để kiểm tra bạn đã lắng nghe người đối diện bao nhiêu phần trăm nhé. Mọi vấn đề phát sinh đều từ việc lắng nghe người khác. Nếu bạn là một người lắng nghe tốt, khách hàng họ sẽ cảm thấy thoải mái khi có người lắng nghe và đồng cảm với vấn đề của họ. Tương tự, nếu bạn làm sếp hay là quản lý của một nhóm người, nhân viên của bạn sẽ rất vui mừng khi bạn là người sếp biết lắng nghe và quan trọng hơn nữa là hiểu và đồng cảm cho họ. Việc lắng nghe giả vờ hoặc phớt lờ sẽ khiến người đối diện cảm thấy không được tôn trọng. Vì thế, mối quan hệ của hai người sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải nói lên thông điệp sao cho dễ hiểu và khiến bản thân và người nghe cảm thấy thoải mái. Có rất nhiều mâu thuẫn xảy ra khi hai bên hiểu lầm thông điệp của nhau. Có thể, bạn cần chia sẻ thông điệp theo ý, súc tích và cần đặt câu hỏi để xác nhận lại thông điệp của người còn lại, tránh hiểu lầm hoặc giả định thông điệp của họ theo cách của mình. Giao tiếp rõ ràng sẽ giúp mối quan hệ hai bên hiểu nhau hơn, nhờ vậy công việc thuận lợi và trôi chảy hơn rất nhiều.

4. Lập kế hoạch và quản lý thời gian

Hầu hết người đi làm đều gặp phải những vấn đề liên quan đến thời gian, họ than phiền rằng có quá nhiều công việc khiến họ bị stress, và có quá ít thời gian để xử lý chúng. Nếu bạn là một trong những người như vậy, thì bạn yên tâm. Đây là vấn đề bất cứ ai sẽ gặp phải khi làm việc, vậy thôi. Xuất phát từ việc chưa nhận thức được việc nào cần ưu tiên làm trước hay việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian mà chúng ta vô tình bị mắc vào cái bẫy vô hình này. Đơn giản là bạn cần xác định ngắn gọn, rõ ràng những công việc nào cần thực hiện theo chế độ Quan trọng – Khẩn cấp và tập thói quen buông bỏ những công việc không hề quan trọng lại. Xác định rõ bản thân mình muốn làm điều gì, tập trung vào mục tiêu đó, và tiến hành! Hạn chế những việc phát sinh và vặt vãnh ảnh hưởng đến quỹ thời gian bạn cần thực hiện tại công ty.

Quản lý thời gian tốt bạn sẽ lập kế hoạch hiệu quả hơn, ít nhất bạn sẽ không phải gặp tình trạng chạy deadline đến kiệt sức. Quan trọng hơn hết, bạn cần cân bằng cuộc sống thay vì để công việc theo chân bạn về nhà. Nếu bạn muốn chạy lâu dài thì bạn cần nên nghỉ ngơi điều độ thay vì điên cuồng chạy theo các deadline của công việc hiện tại.

5. Ra quyết định và giải quyết vấn đề

Có đến 90% trong số chúng ta khi giải quyết vấn đề đều bỏ qua một bước, đó là tìm hiểu cặn kẽ về vấn đề đang xảy ra. Thường khi sự việc phát sinh, chúng ta thường bị choáng ngợp bởi hậu quả của nó mang ra rồi cắm cúi tìm phương pháp để chữa cháy vấn đề. Chính vì chủ quan, nên việc đưa ra quyết định thường khiến bạn cảm thấy hối hận ngay sau đó. Nếu bạn đang ở cấp độ nhân viên, việc ra quyết định của bạn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc, đồng nghiệp thậm chí là khách hàng. Còn nếu bạn là nhà lãnh đạo, việc ra quyết định chưa đúng đắn sẽ khiến cả công ty điêu đứng – những chiến lược kinh doanh, những quyết định về nhân sự, về đầu tư… Vấn đề nằm ở chỗ, bạn cần thu nhập đầy đủ thông tin trước khi xem xét một vấn đề. Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng bạn cần phải rèn luyện và thực hành nhiều hơn. Và để khi ra quyết định, bạn hãy chắc chắn rằng quyết định đó là tốt nhất!

6. Làm việc nhóm

Rất nhiều người tự tin rằng, làm việc nhóm đối với họ không hề khó khăn gì cho đến khi họ dẫn dắt một đội nhóm hay đơn giản họ nhận trách nhiệm cho một dự án của công ty. Một nhóm 9 người 10 ý, người nào cũng có ý kiến riêng của mình, thậm chí còn có những người luôn ỷ lại, dựa dẫm, không đóng góp sức lực vào kết quả chung của nhóm. Do đó, làm việc nhóm chính là thử thách lớn mà bất cứ ai trong chúng ta đều phải đối mặt. Làm thế nào để làm việc công tư phân minh mà các mối quan hệ vẫn duy trì được tốt đẹp? Việc hiểu mình hiểu người là rất quan trọng, khi nhìn nhận vấn đề, thay vì chỉ nghĩ rằng mình đúng, bạn vẫn cần phải suy nghĩ một cách khách quan và tìm hiểu lí do vì sao người khác suy nghĩ như vậy. Hãy thử đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu cho họ, từ đó tìm ra điểm chung của nhau, làm việc mới hiệu quả. Có như thế, bạn mới có sự thấu hiểu và đồng cảm với các thành viên trong nhóm hơn, đoàn kết mới làm nên sức mạnh.

7. Phản hồi

Đã bao giờ bạn phản hồi cho người khác nghe về suy nghĩ của bạn chưa? Ở công ty, việc phản hồi cho đồng nghiệp hoặc sếp, thậm chí với khách hàng là rất quan trọng. Quan trọng ở chỗ vừa phản hồi thông tin vừa giúp người khác hiểu rõ mục đích của mình mà không bị  hiểu lầm hoặc làm ảnh hưởng đến mối quan hệ. Nghe qua thì dễ nhưng thực hiện thì tương đối khó bởi vì trên hết, chúng ta cũng không muốn người khác cảm thấy phiền lòng khi chia sẻ những suy nghĩ thật của mình, ít nhất vì mục đích công việc. Sự ngần ngại, sợ bị hiểu lầm khiến chúng ta giảm bớt việc phản hồi nhiều hơn cho người khác. Điều này vô hình chung khiến thông tin bị ứ đọng, không rõ ràng, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc. Ở môi trường làm việc nào, công ty cũng khuyến khích việc phản hồi với nhau, thậm chí, chúng ta cũng muốn nhận phản hồi đóng góp từ phía khách hàng để nhận ra điểm cần hoàn thiện. Riêng bản thân chúng ta cũng cần nghe những lời góp ý từ người khác để kịp nhận ra và điều chỉnh cho phù hợp. Do đó, kỹ năng tiếp nhận và đưa ra phản hồi vô cùng quan trọng, đóng góp cho sự phát triển cá nhân cũng như của tập thể.

8. Đối nhân xử thế

Ở công ty, ngoài máy móc, dữ liệu và các quy trình làm việc, việc đối thoại giao tiếp giữa người và người chiếm chủ yếu. Do đó, kỹ năng làm việc với con  người luôn được coi trọng vì con người là chủ thể vô cùng phức tạp và khó kiểm soát. Trong môi trường nào cũng vậy, con người cũng là chủ thể của tương tác xã hội, những suy nghĩ, quan điểm hành động riêng dẫn tới cách ứng xử khác nhau. Chúng ta cần tôn trọng điểm khác biệt đó và đối xử chân thành với nhau. Quan trọng nhất vẫn là lắng nghe và đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu. Các mối quan hệ cần xây dựng trên nền tảng của sự chân thành và yêu mến, giúp đỡ hỗ trợ nhau đưa công ty cùng phát triển. Do đó, ngoài sự cảm thông chia sẻ, chúng ta cần tạo cơ hội để giúp hiểu nhau nhiều hơn. Chỉ có sự chân thành mới khiến mối quan hệ của con người gần nhau hơn. Với đồng nghiệp hoặc với khách hàng cũng vậy, kỹ năng đối nhân xử thế cần được rèn luyện và phát triển không chỉ ở nơi công sở, cần phát huy ở nhiều mối quan hệ khác trong tương tác xã hội. Khi bạn nắm được chìa khóa này, cánh cửa thành công sẽ mở ra cho bạn bất kỳ lúc nào.

9. Ủy thác, trao quyền

Thay vì ôm khư khư một núi công việc với sự trầm cảm, stress nặng nề, bạn có thể buông bớt cho người khác. Bởi vì một người làm không thể bằng nhiều người cùng làm được, dù bạn làm có tốt đến đâu. Dù bạn ở vị trí nhân viên hay sếp, sẽ có lúc bạn cần ủy thác và trao quyền cho người khác làm cùng hoặc làm thay bạn những công việc không quan trọng. Hãy học cách trao quyền để bản thân mình có thời gian làm những việc quan trọng hơn cho công ty. Đồng thời đây cũng là cơ hội giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý của mình, dù là với đồng nghiệp hay cấp dưới, bạn đang trao cho họ cơ hội được phát triển bản thân nhiều hơn. Hãy tin tưởng vào những người đang kề vai sát cánh cùng bạn. Bắt đầu bằng hành động gõ cửa phòng sếp, nói ra những khó khăn bạn đang gặp phải, đề nghị sự giúp đỡ từ họ. Chắc chắn sếp sẽ thông cảm và hoàn toàn hỗ trợ bạn thôi.

10. Kiểm soát căng thẳng

Căng thẳng là khó tránh khỏi. Căng thẳng khiến tâm trạng không được tích cực, công việc vì thế mà trì trệ. Ai cũng đã từng trải qua cảm giác này, liệu rằng nó có đang ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn hay không? Thực tế chúng ta khó có thể kiểm soát được căng thẳng, dù bằng cách này hay cách khác. Điều chúng ta có thể làm là thay đổi thái độ và góc độ tiếp cận vấn đề khác mà thôi. Tránh né không phải là cách giải quyết, cách duy nhất là đối diện với khó khăn và sự căng thẳng đó. Tìm cách cụ thể hóa những căng thẳng của bạn và giải quyết chúng từng thứ một. Căng thẳng cũng giúp ích cho chúng ta nhạy hơn trong việc đối mặt và xử lý vấn đề. Căng thẳng càng không phải kẻ thù, hãy làm quen với điều này trong công việc cũng như cuộc sống. Hãy mạnh dạn và đối diện với nó, dùng cách của bạn để vượt qua, hoặc là nhờ sự giúp đỡ của người khác. Xây dựng năng lượng tích cực bằng cách rèn luyện thói quen suy nghĩ tích vực và dùng thái độ phù hợp hơn với mỗi vấn đề. Làm được điều này, cuộc sống của bạn sẽ dễ thở hơn, theo đó kết quả làm việc cũng như mối quan hệ trong công ty cũng tốt đẹp hơn rất nhiều.

Với một bảng danh sách các kỹ năng mềm cần thiết cho bạn để thành công, chắc hẳn bạn đã biết sắp tới mình cần trang bị cho mình những thứ gì rồi đúng không nhỉ? Hãy tiếp cận từng thứ một và tạo thêm thói quen có lợi để điều chỉnh bản thân của mình tốt hơn nhé! Xin chúc các bạn thành công!

Chia sẻ

Viết trả lời